FOLGE 5 VON 8: PLANUNG

Künstler und Pragmatiker: Eine gute Zusammenarbeit von Architekten und Facility Managern beugt bösen Überraschungen im Immobilienbetrieb vor

Durch die frühzeitige Einbindung von erfahrenen Gebäudemanagern in die Planung von Neu- und Umbauten lassen sich teure Fehler und hohe Folgekosten im Betrieb eines Objekts vermeiden. Trotzdem ist es immer noch nicht üblich, dass sie von Anfang an mit am Tisch sitzen. Immerhin gibt es inzwischen aber schon einige aufschlussreiche Erfahrungsberichte, wie sich das Facility Management in die Planungs- und Bauphase erfolgreich einbringen kann.

Hochfliegende Pläne brauchen Bodenhaftung, sonst drohen am Ende Ärger und Enttäuschungen. An zahlreichen großen Bauprojekten in Deutschland lässt sich derzeit ablesen, welche Kostenlawine durch Fehler in der Planung in Gang kommen kann – während des Baus und im späteren Betrieb. Bei kleineren Bauvorhaben sieht das häufig nicht viel anders aus. Nur sind diese Fälle weniger spektakulär und stehen damit auch nicht im Fokus der öffentlichen Aufmerksamkeit. Den großen Wurf des Architekten auf dem Papier auf die notwendigen Prozesse im Alltagsbetrieb eines Gebäudes abzustimmen, dies ist eine besonders sensible Schnittstelle. Künstler treffen an diesem Punkt auf Pragmatiker – zwei Seiten, die sich oft nur mühsam unter einen Hut bringen lassen. In der Vergangenheit wurden  deshalb die  drohenden Konflikte  gern vermieden, indem die Pragmatiker gar nicht erst mit am Tisch der Planer sitzen durften.

Eine klassische Besetzung für die Rolle des Pragmatikers im Planungsprozess sind die späteren Facility Manager des Objekts. Vom Architekten kommt die Hülle, in der sie später über viele Jahre agieren und den Betrieb aufrechterhalten müssen. Angesichts der Erfahrung, die die Gebäudemanager auf ihrem Gebiet in die Planung eines Neubaus einbringen können, gebietet es eigentlich schon die Vernunft, sie frühzeitig hinzuzuziehen. Als Begleiter in der Planung können sie so auf spätere Kostenfallen aufmerksam machen. Doch erst allmählich setzt sich die Ansicht unter Bauherren durch, ihren Planern Bodenhaftung und Praxisnähe in der Gestalt eines Facility Managers zu verschreiben, der gleichberechtigt in den Abstimmungsrunden sitzt.

Dabei ist die Aussage längst wissenschaftlich fundiert, dass sich Immobilien über den gesamten Lebenszyklus hinweg umso effizienter bewirtschaften lassen, je früher das Facility Management in die Gebäudeplanung integriert wird. Etwa 80 Prozent der Kosten, die für eine Immobilie über deren gesamten Lebenszyklus anfallen, entstehen als Betriebskosten in der Nutzungsphase – nur 20 Prozent sind Investitionskosten in der Bauphase. Trotzdem genießen Architektur und Investitionskosten die größere Beachtung in der Planung, während die Betriebskosten in der späteren Nutzungsphase deutlich weniger ins Gewicht fallen.

Was passieren kann, wenn der Gebäudemanager in den Planungsrunden nicht mit hinzugezogen wird, spiegelt sich in den vielen Anekdoten, die regelmäßig die Runde machen. Gern wird zum Beispiel die haarsträubende Geschichte von dem künstlichen Flusslauf in einem Frankfurter Bürokomplex erzählt, der unbedingt beleuchtet sein sollte. Also wurden Glühbirnen in den Boden des Flussbetts eingelassen. Nun liegt es in der Natur der Sache, dass diese gelegentlich kaputtge- hen. Allerdings muss dann das gesamte Wasser abgelassen werden, damit man die betroffene Glühbirne austauschen kann – und danach wird das künstliche Flussbett wieder neu geflutet. Über das Jahr kommen da schon einige zusätzliche Hektoliter Wasserverbrauch zusammen.  Wesentlich häufiger  passieren  allerdings  Planungsfehler wie  zu  niedrige Deckenhöhen an Müllsammelplätzen, so dass das Müllauto nicht herankommen kann. Oder schwer zugängliche Fassaden, die letztlich nur kleinteilig und damit teuer von trainierten Kletterern gereinigt werden können. Es sind typische Kostenfallen, bei denen das Facility Management rechtzeitig Alarm schlagen kann – wenn ihm die Möglichkeit dazu gegeben wird.

In den bisher dokumentierten Beispielen, bei denen das Facility Management mustergültig in den Planungs- und Bauprozess mit einbezogen wurde, übt der spätere Gebäudemanager so etwas wie eine Controlling-Funktion für den Bauherrn aus. Er behält dabei die späteren Nebenkosten für seinen Auftraggeber im Blick, richtet die Bedarfsplanung für die Gebäudetechnik an den tatsächlichen Gegebenheiten aus und gewährleistet eine geregelte Inbetriebnahme. Die Abnahme des Bauwerks endet deshalb bei solchen Musterprojekten nicht in dem üblichen Hauen und Stechen zwischen den am Bau Beteiligten, weil die Fronten schon vorher geklärt wurden. Trotz der nachgewiesenen Kosten- und Prozessvorteile ist die frühzeitige Einbeziehung eines Facility Managers in die Planung eines Neubaus immer noch eher die Ausnahme als die Regel. Die Professionalisierung in der Immobilienwirtschaft lässt sich deshalb auch daran messen, wie es den Bauherren gelingt, den Bruch zwischen Bauen und  Betreiben aus der Welt zu schaffen  und dadurch ein nicht zu unterschätzendes Renditepotential in der Nutzungsphase zu heben.

Ohne professionelles Facility Management kommen heute weder das öffentliche Leben noch unsere hoch entwickelte Industrie aus. „FM – Die Möglichmacher“, eine Initiative von 13 führenden Facility-Management-Anbietern und dem Branchenverband GEFMA, stellt in dieser Serie Branchenthemen und Vorteile eines intelligenten Facility Managements dar.